Membuat Disclaimer pada Exchange Server 2007

Pada saat ini, seringkali kita melihat pernyataan dalam bentuk catatan kaki pada email yang dikirim dari sebuah organisasi (perusahaan).  Pernyataan tersebut biasanya berkaitan dengan legalitas dan responsibilitas atas isi email yang terkirim ke luar organisasi. Pernyataan tersebut dikenal dengan sebutan disclaimer. Berikut adalah petikan sebuah contoh disclaimer:

The contents of this e-mail and attachments are confidential and subject to legal privilege. If you are not the intended recipient, you are strictly prohibited and may be unlawful to use, copy, store, distribute, disclose or communicate any part of it to others and you are obliged to return it immediately to sender notify us and delete the e-mail and any attachments from your system.

Seiring dengan meningkatnya kesadaran atas masalah hukum terkait dengan isi email yang dikirimkan oleh para karyawan dari sebuah kantor ke penerima di luar kantor tersebut, kerap kali seorang mail administrator mendapatkan permintaan dari pihak manajemen untuk mencantumkan disclaimer pada semua email yang dikirim ke luar. Tulisan berikut ini akan menunjukkan cara menambahkan pernyataan disclaimer tersebut pada setiap email yang dikirim ke luar.
Logika awal yang dipakai adalah bahwa setiap email ke luar harus melewati Transport Role pada Exchange Server. Dengan kata lain, jika transport role services ada yang mati, maka email tidak akan bisa keluar (dan juga masuk). Pada level organisasi, Microsoft Exchange – Transport Role mempunyai fitur untuk membuat rules (aturan). Kita dapat membuat berbagai “aturan main” pada semua email yang lewat (masuk dan/atau keluar), misalnya: otomatis menghapus email yang dikirimkan ke alamat tertentu, diam-diam meng-copy email yang mengandung kata tertentu, dsb. Dari sini, kita bisa tebak bahwa kita pun bisa membuat sebuah aturan main untuk “diam-diam” menambahkan disclaimer pada email yang hendak dikirim ke luar kantor.
Konfigurasi
Buka Exchange Management Console, lalu masuk ke bagian Organization Configuration, klik Hub Transport (pada bagian kiri). Setelah itu, klik New Transport Rule (pada bagian kanan).

Berikan nama dan komentar seperlunya, agar admin lain mengerti maksud dan tujuan rule yang Anda buat ini:

Pada bagian mengkonfigurasi kondisi, pilih “From users inside or outside the organization” (pastikan yang terpilih adalah inside), lalu pilih juga “Sent to users inside or outside the organization” (kali ini yang mesti dipilih adalah outside). Lalu klik Next. Catatan: Untuk mengubah inside menjadi outside (atau kebalikannya), klik saja tulisan inside atau outside.

Bagian terakhir adalah menentukan aksi apa yang akan Anda lakukan ketika ada email yang memenuhi kriteria pada bagian sebelumnya (kriteria: email berasal dari internal hendak dikirim ke eksternal kantor). Di bagian terakhir ini kita pilih Apply disclaimer text….

Anda dapat mengubah jenis huruf, warna dan ukuran teks dengan meng-klik tulisan yang sesuai yang bergaris bawah pada textbox di bagian bawah pada gambar di atas. Untuk memasukkan pernyataan yang hendak ditulis pada bagian disclaimer, klik  “disclaimer text”.
Setelah proses di atas semua selesai, hasilnya semua email yang dikirim ke domain luar kantor Anda akan memiliki tambahan pada bagian bawah berupa disclaimer.

Penulis : Unknown ~ Sebuah blog yang menyediakan berbagai macam informasi

Artikel Membuat Disclaimer pada Exchange Server 2007 ini dipublish oleh Unknown pada hari Jumat, 09 Maret 2012. Semoga artikel ini dapat bermanfaat.Terimakasih atas kunjungan Anda silahkan tinggalkan komentar.sudah ada 0 komentar: di postingan Membuat Disclaimer pada Exchange Server 2007